Công nghệ càng lên ngôi thì việc nộp hồ sơ ứng tuyển trực tiếp cũng dần bị thay thế. Đa phần các doanh nghiệp đều ưa chuộng nhận hồ sơ điện tử của ứng viên, bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của hình thức này.
Tuy nhiên, tưởng chừng dễ nhưng lại có cái khó. Nhiều ứng viên không biết cách soạn một email đúng chuẩn sẽ gây ra ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng, tự tay loại mình ra khỏi danh sách ứng viên tiềm năng. Hôm nay hãy cùng Cvlink tìm hiểu những bước cơ bản trong cách viết mail tìm việc làm đơn giản, hiệu quả nhé !
Phân biệt giữa email xin việc và thư xin việc
Email xin việc là gì?
Email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trên khung văn bản gửi đến nhà tuyển dụng. Thực chất, cách viết mail xin việc không đòi hỏi bạn phải hành văn cầu kỳ, chỉ cần ngắn gọn, đầy đủ các ý khái quát để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Phần nội dung này chỉ cần đảm bảo nói lên được vị trí bạn ứng tuyển và giới thiệu về chính bản thân bạn, đề từ đó thu hút nhà tuyển dụng mở hồ sơ của bạn.
Thư xin việc là gì?
Trong khi đó, thư xin việc là một tệp tin được đính kèm trong chính email xin việc, cùng với những thứ liên quan như CV hay Portfolio.
Nội dung của thư xin việc sẽ quyết định phần lớn đến cơ hội được phỏng vấn của bạn. Thư gửi nhà tuyển dụng phải truyền tải được những giá trị bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp trong tương lai.
Những điểm cần lưu ý trong cách viết mail xin việc
Tên email cá nhân và tên hiển thị email
Cách viết mail xin việc đúng chuẩn bắt đầu từ chính địa chỉ email của bạn. Không ít những bạn vẫn còn giữ chút ngây ngô trong cái tên Email cá nhân như “Ngok99@gmail.com” để dùng làm mail ứng tuyển.
Có thể chỉ đơn giản là vì bạn đã quen sử dụng địa chỉ email này từ rất lâu, nhưng sai sót đó sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người thiếu tinh tế chuyên nghiệp và chưa sẵn sàng để bắt đầu một công việc văn phòng.
Nhiều bạn cũng không chú ý quá nhiều đến phần tên hiển thị email nhưng chúng cũng mang lại không ít những rắc rối.
Một trong những lỗi thường gặp chính là quên viết hoa tên riêng của chính mình. Đây là lỗi rất tối kỵ trong soạn thảo văn bản văn phòng mà bạn cần phải lưu ý. Bên cạnh đó, đừng đặt tên hiển thị là biệt danh nếu như bạn không thường xuyên sử dụng chúng trong giao tiếp.
Tiêu đề email xin việc
Đối với những doanh nghiệp đã quy định sẵn về cách đặt tiêu đề thì sẽ đơn giản hơn rất nhiều cho bạn. Bạn chỉ cần copy lại mẫu của họ và thay thế những thông tin tương ứng thì đã có một tiêu đề đúng chuẩn.
Cách viết mail xin việc nếu chưa có sẵn định dạng tiêu đề cũng không khó. Bạn có thể làm theo gợi ý sau đây để có một tiêu đề đầy đủ thông tin nhất: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển“.
Cách viết mail xin việc với nội dung chuẩn, chỉnh
- Phần mở đầu
Bắt đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng. Đừng chỉ sử dụng “Gửi hay chào anh/ chị…”, bạn rất có thể sẽ bị trừ điểm ngay từ dòng đầu tiên.
Nếu bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng hãy soạn “Kính gửi + anh/chị + TÊN + chức vụ của họ” để mở đầu email.
Nếu bạn vẫn chưa biết được người nhận, hãy viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty” nhé.
- Phần nội dung chính
Phần nội dung chính trong email là lúc bạn có thể thỏa sức “dốc bầu tâm sự” với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, dù viết về điều gì, hãy đảm bảo bạn đã bao gồm những ý chính dưới đây:
- Thông tin cơ bản về bản thân: Tên đầy đủ, nơi đang học hoặc vị trí đang công tác…
- Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng)
- Giới thiệu rất ngắn gọn về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của bạn.
- Đính kèm CV, thư ứng tuyển, Portfolio hay thư giới thiệu nếu có
- Phần kết email
Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành vì họ đã dành thời gian xem email ứng tuyển của bạn. Đồng thời, hãy nói cho nhà tuyển dụng biết là bạn cũng rất mong chờ phản hồi từ họ. Như thế bạn đã hoàn thành được nội dung email tới 90% rồi đấy.
- Chữ ký email
Để lá thư gửi nhà tuyển dụng này trở nên hoàn hảo, cân nhắc tạo một chữ ký điện tử là cách thể hiện sự sâu sắc và chuyên nghiệp của bạn. Những thông tin cần có trong chữ ký email gồm:
- Họ và tên đầy đủ của bạn
- Số điện thoại liên hệ
- Các thông tin như: Mạng xã hội và Website cá nhân (nếu có)
- Vị trí nghề nghiệp đang đảm nhận (nếu có)
Sau khi hoàn thành những bước trên cũng đừng quên kiểm tra lại thật kỹ lưỡng nhé. Hãy đảm bảo bạn không có thiếu sót bất kỳ thông tin nào hay những lỗi chính tả nhỏ nhặt. Các bước trên có thể được áp dụng kể cả khi bạn viết thư gửi nhà tuyển dụng bằng tiếng việt hay tiếng anh.
=>> Xem thêm: Báo giá landing page độc quyền tại Simple Page- nền tảng thiết kế Landing Page miễn phí.
Nguồn: glints.com
Có thể bạn quan tâm:
Lộ Trình Phát Triển Nghề Nghiệp Cho Sinh Viên Nhà Hàng – Khách Sạn
